Jak archiwizować akta pracownicze?
Akta pracownicze to specyficzne dokumenty - zawierają cały szereg danych pozwalających zidentyfikować pracownika i pozyskać informacje o nim. Dlatego też wymagają specjalnej ochrony. Od 2019 roku możesz zarówno prowadzić, jak i archiwizować dokumenty pracownicze w formie elektronicznej. Takie rozwiązanie jest wygodne, ale wymaga wdrożenia odpowiednich zabezpieczeń od strony informatycznej. Przechowywanie akt, o którym więcej przeczytasz na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-akt/, to skomplikowana procedura. W pierwszej kolejności musisz:
- zebrać wszystkie dokumenty w jednym pliku,
- prawidłowo opisać e-teczkę,
- zabezpieczyć plik hasłem.
Oczywiście, dokumenty przechowujemy na trwałych nośnikach, które dodatkowo umożliwiają natychmiastowy dostęp do danych.
Jak długo przechowywać akta pracownicze?
Archiwizacja akt pracowniczych objęta jest szczególnymi przepisami. Jeszcze do niedawna trzeba je było przechowywać aż 50 lat. Były to najdłużej archiwizowane w firmie dokumenty, które generowały ogromne koszty i pochłaniały znaczne zasoby. Od 2019 roku akta pracowników przechowujemy 10 lat, jednak - w przypadku niektórych zatrudnionych - aby skorzystać z krótszego terminu, trzeba spełnić pewne warunki. Podstawowy, 10-letni okres archiwizacji dotyczy zarówno dokumentów w formie papierowej, jak i elektronicznej.
Na czym polega bezpieczna archiwizacja akt?
Akta pracowników to przede wszystkim dane osobowe w różnej postaci, które trzeba odpowiednio chronić. Przechowujemy je w taki sposób, aby osoby niepowołane w żadnym przypadku nie mogły uzyskać dostępu. Rozwiązaniem są zaawansowane systemu zabezpieczeń komputerowych, a także specjalne meble, których właściwie nie sposób zniszczyć. O archiwizacji danych elektronicznych i papierowych możesz przeczytać tutaj: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-akt/. Jest to zarazem oferta firmy zewnętrznej, która pomoże Ci uporać się z dokumentami zawierającymi dane osobowe. Pamiętaj, że efektywna archiwizacja to również niszczenie danych, które nie są już wymagane prawnie. RODO daje prawo do bycia zapomnianym, zatem, jako administrator danych, masz obowiązek zutylizować je najszybciej, jak to możliwe.
